Наш журнал

Спорить не будем: итог любого пресс-мероприятия зависит в первую очередь от заложенного в него информационного повода. Однако, как показывает практика, на успех мероприятия значительное влияние оказывают и такие незначительные на первый взгляд параметры, как время и день недели. Понедельник или четверг? Утро или вечер? Давайте послушаем, что скажут эксперты.

Если сравнивать дни недели, то лучшим в этом смысле является вторник. Также вполне эффективно проходят пресс-мероприятия в среду и четверг. По понедельникам и пятницам пресс-мероприятия лучше не устраивать, если, конечно, речь не идет о чем-то особенном, с сенсационным информационным поводом, который способен собрать журналистов ведущих СМИ в любой день и в любое время суток.

Самый малоэффективный день, пожалуй, пятница, но вовсе не из-за того, что в пятницу все хотят поскорее расслабиться, а по той простой причине, что свежесть пятничной информации и драйв журналистов к понедельнику могут бесследно улетучиться.

Если держать на прицеле ежедневные печатные издания, которые должны на следующий же день опубликовать нужную информацию, то пресс-мероприятие стоит проводить пораньше – с 10:00 до 12:00. Если не делать ставку на ежедневные СМИ, то вполне уместно провести мероприятие и позже – с 12:00 до 16:00.

Отдельно следует сказать о блогерах, которые порой оказываются едва ли не самыми желанными участниками некоторых пресс-мероприятий. Мероприятия для блогеров лучше организовывать во второй половине дня или вечером. Как и всякие люди, тяготеющие к фрилансу, они любят подольше поспать.

При планировании даты пресс-мероприятия следует изучить информационную повестку дня в городе, в стране и промониторить другие события с участием экспертов, статусных и медийных лиц, происходящие в этот день параллельно. Более сильный информационный повод или более статусное мероприятие с серьезным экспертным пулом участников, не говоря уже о каких-либо экстренных новостных событиях, привлечет большее внимание СМИ. Также следует понимать, как устроен график работы редакции, знать даты и время еженедельных планерок, даты сдачи номера в печать, и учитывать их, чтобы укладываться в сроки выхода публикаций/сюжетов в СМИ.

В моей практике наиболее благоприятные дни для проведения пресс-мероприятия – вторник/четверг. По времени оптимально начинать в 10 или 11 часов утра, чтобы журналисты могли потом вернуться к середине дня в редакцию и успеть подготовить материал для публикации. Речь идет об официальных пресс-конференциях, брифингах, а также пресс-завтраках или пресс-ланчах. Если информационный повод менее формальный, то для пресс-мероприятия можно выбрать пятничный lifestyle-формат со сбором гостей в 17 часов, совместив официальную часть с коктейлем и общением в неформальной, более дружественной обстановке, плавно переходящей в начало уикенда.

Сейчас приглашение на event можно получить на любой день недели, включая выходные. Однако не стоит забывать, что официальные мероприятия для прессы, такие как пресс-конференция или брифинг, лучше всего проводить в середине недели. Понедельник не обеспечит желаемого количества присутствующих журналистов, так как в СМИ это редакционный день, а на пятницу вообще не стоит назначать официальных мероприятий по всем понятным причинам. Если только вы не планируете коктейль на теплоходе и неформальное общение, для формата неофициального форума пятница – самое то. Рабочий день журналиста ненормированный, а вдохновение чаще всего приходит по ночам, так что назначать пресс-конференцию раньше двенадцати утра вообще не имеет смысла. Лучшее время для того, чтобы собрать акул пера на ваше мероприятие – с двенадцати до трех часов дня, так как после обеда в редакциях принято сдавать материалы. Итак, исключив понедельник и пятницу, мы получили три дня, в которые уместно провести ваше пресс-мероприятие.

Зафиксируем важный принцип: никому не следует гнаться за огромным количеством публикаций во всех возможных СМИ. Согласитесь, публикация о морозильных камерах в журнале GEO выглядит странно. Поэтому все советы ниже будут касаться тех случаев, когда необходимо получить максимальный результат в СМИ, где информация о вашей компании будет органична тематике издания и полезна для вашего дела.

Существуют три составляющих успеха любого пресс-мероприятия: информационный повод, контент и спикеры. Информационный повод должен быть сформулирован так, чтобы он касался максимального количества людей. Контент должен представлять собой тщательно подобранную информацию о предприятии, спикерах, продукте и ситуации на рынке. Ну и наконец, наличие интересных спикеров позволит представить вашу компанию в выгодном свете.

Если эти три основных компонента у вас есть, правильно спланируйте свое пресс-мероприятие, исходя из его типа. Для пресс-конференции идеальны дни со вторника по пятницу, в промежутке с 10 до 12 утра при длительности мероприятия не более часа. Для вечернего пресс-ивента оптимальны дни в середине недели – со вторника по четверг, время начала – 19 часов, продолжительность мероприятия – до двух часов.

Середина недели – это хорошо. Совсем хорошо, если время будет утреннее (часов с 11) или, если совершенно необходимо, вечернее, чтобы не разрывать день: чаще всего это неудобно. Вечернее время хорошо может подойти для каких-то более неформальных пресс-мероприятий. Например, пресс-конференции с участием блогеров.

Если повод не экстренный и в вашу компанию и так не выстраивается очередь из журналистов, лучше не проводить пресс-конференции в понедельник: здесь просто вопрос здравого смысла. В понедельник у всех всё горит. Все-таки это первый рабочий день недели, и до мероприятия гости могут просто не дойти. У журналистов может появиться большое количество важной работы: редакционные задания, встречи, сдача материалов после выходных, «горят дедлайны» – это всё про понедельник. Конечно, бывают исключения, и как-то мне пришлось пригласить журналистов на пресс-конференцию в понедельник. Тогда почти все гости смогли прийти, но к приглашению нашей команде пришлось приложить усилий чуть больше. К тому же большая часть гостей была у меня в друзьях в Facebook, и им можно было смело написать и напомнить в выходные. Пятницы также лучше избегать. Но для вечеринки для блогеров (чем не пресс-мероприятие?) или встречи с журналистами с менее официальной повесткой пятница может подойти. Такие мероприятия хорошо устраивать для отраслевых журналистов, которые и так чаще всего знают друг друга, и будут только рады собраться еще раз. В целом эти правила работают и для бизнес-завтраков, и для других подобных встреч: не только для пресс-мероприятий.

Bringo – платформа управления доставками, основным принципом которой является краудсорсинг. На практике это значит, что исполнителем доставки для платформы может стать любой желающий, прошедший краткий инструктаж и скачавший мобильное приложение для курьеров. Мероприятия для компании – часть рутины, т. к. ежедневно инструктаж в офисе Bringo получают от 100 до 200 потенциальных брингеров (свободные исполнители доставок). Что касается классических конференций и презентаций, думаю, не скажу ничего принципиально нового: лучшими днями для привлечения внимания со стороны СМИ являются вторник и среда, это середина недели, и вы гарантированно «успеете» на публикацию, а ваш инфоповод не утратит свежести. Стоит также принимать во внимание локальную повестку: журналисты с большой вероятностью захотят быть в эпицентре самых «громких» событий, поэтому здорово, если у вас именно такое. Каждый день в вашем городе стартует несколько тематических мероприятий, конференций, выставок, необходимо заблаговременно ознакомиться с их повесткой и прикинуть «удельный вес» каждого. В конечном итоге это даст понимание, на что сможете рассчитывать вы, и не лучше ли передвинуть пресс-мероприятие в корпоративном расписании на другой день.

Выбор времени, дня недели и места проведения оказывает прямое – как позитивное, так и негативное – влияние на эффективность любого пресс-мероприятия, конечно, если вы не Apple. В пределах мегаполиса любое передвижение приходится планировать и подстраивать под текущую транспортную ситуацию, которая обычно и оказывает решающее влияние на число пришедших гостей и журналистов. Так, несколько раз наши мероприятия практически срывались из-за неожиданно образовавшихся пробок.

Теперь мы обязательно учитываем приближающиеся праздники, запланированные визиты высокопоставленных лиц и даже прогноз погоды. Оптимальнее всего организовывать встречи в середине недели, во вторник или среду. Четверг работает немного хуже, так как за ним следует расслабленная и непредсказуемая пятница, а значит, нужно успеть сделать все важные дела.

Если мероприятие неформальное, то обед и вторая половина дня субботы прекрасно работают в межсезонье осенью и весной, когда люди еще не слишком активно выезжают за город.

Среди слушателей «Международной Академии исследования лжи» много журналистов, ведь мы проводим обучение навыкам прогнозирования поведения человека, определению лжи у собеседника, учим составлять психологический профиль человека за первые минуты знакомства, а также навыкам подстройки и дезадаптации окружающих. А эти навыки акулам пера необходимы. Мастер-классы мы проводим после 19:00 – так людям удобнее добираться после рабочего дня. Вебинары – чаще всего после 20-21. А более серьезные – по выходным. А вот интенсив для удобства слушателей мы даем в двух вариантах: 14-дневный с погружением ( в этом случае будущие «докторы Лайтманы», «Шерлоки Холмсы» и «менталисты» чаще всего берут отпуск) или вечернее обучение, которое растягивается почти на три месяца, но зато «без отрыва от производства». Можно сказать, что сегодня многие стали более избирательно относиться к выбору «куда потратить свое время». Возможно, из-за более стремительного темпа жизни, больших расстояний, переизбытка информации. Причем это относится как к платным, так и бесплатным мероприятиям. И поэтому вдвойне приятно, когда человек делает выбор в пользу саморазвития.

Безусловно, существуют стереотипные подходы к выбору времени проведения мероприятий: негативные новости обычно публикуют в пятницу, корпоративные пресс-конференции предпочитают проводить со вторника по четверг, не слишком рано – нужно дать журналистам отоспаться, но и не слишком поздно, полдень принято называть оптимальным временем дневного мероприятия. И да, наш опыт подтверждает, что в стандартных ситуациях этот подход оптимален. Но мы же в PR работаем, так что стандартные ситуации у нас не так уж стандартны. И в проведении мероприятий модное нынче в управлении чем угодно слово flexibility работает, как нигде. Есть множество факторов, которые могут в корне поменять ситуацию. Иногда публикация в топовом деловом издании может дать значительно бо́льшую отдачу, чем массовое освещение события. В таком случае, при наличии договоренности со СМИ, можно назначить дату и время мероприятия в соответствии с графиком подготовки номера в печать. Если нам важно провести пресс-конференцию на конкретной неделе (например, у нас запуск большого продукта), а в наш любимый четверг проходит крупный отраслевой форум, наши варианты – или присоединиться к форуму, что не всегда эффективно, или сдвигать дату.

Если у нас телемост со Штатами – нам так или иначе придется занимать вечер, но в этом случае лучше выбрать в качестве формата фуршет, чтобы компенсировать журналистам работу во внеурочное время. Гибкость, гибкость и еще раз гибкость. Не должно быть PR ради PR и мероприятий, проведенных по шаблону, потому что статистика рекомендует выбирать конкретное время. Мы решаем бизнес-задачи клиента, и они каждый раз требуют пересмотра профессиональных стереотипов.

Источник: МЕДИАСТАНЦИЯ